Automatisation & IA
Factures à saisir, justificatifs à réclamer, relances à envoyer, rapprochements à pointer : la gestion administrative et comptable concentre les tâches répétitives. Je les automatise entre vos outils, en lien avec votre expert-comptable, pour que vos équipes se concentrent sur le suivi et les décisions.
Le constat
Les informations existent déjà dans vos e-mails, vos outils de vente et votre banque. Les ressaisir à la main prend du temps et crée des erreurs, au moment où la facture électronique change les règles.
Chaque fin de mois, la même chasse aux pièces.
Et les retards de paiement s'accumulent.
Fournisseur, montant, TVA, une ligne après l'autre.
Ce que je mets en place
De la réception à la transmission au logiciel comptable, sans ressaisie.
Outils : Votre logiciel comptable, n8n, Power Automate, IA d’extraction
Des factures émises à temps et suivies jusqu’au paiement.
Outils : CRM, outil de facturation, messagerie
Moins de pointage manuel en fin de mois.
Outils : Flux bancaires, outil de gestion, stockage partagé
Des indicateurs à jour pour piloter.
Outils : Looker Studio, Power BI, Google Sheets
Méthode
On part de vos flux réels et de votre organisation avec votre expert-comptable.
01
L’objectif : repérer où passe le temps.
On suit une facture fournisseur et une facture client de bout en bout, avec les outils et les personnes impliqués.
Livrable : une carte des flux et les automatisations classées par priorité.
02
L’objectif : fixer les règles et les contrôles.
Règles de validation, contrôles et échanges avec le logiciel comptable sont définis avec vous et votre expert-comptable.
Livrable : un plan d’automatisation validé.
03
L’objectif : fiabiliser avant de généraliser.
Je construis les automatisations et je les teste sur vos pièces réelles, en parallèle du traitement habituel.
Livrable : des flux en service, avec historique et alertes.
04
L’objectif : vous rendre autonomes.
Documentation, prise en main par vos équipes et point de suivi pour ajuster les règles.
Livrable : des équipes qui gardent la main sur chaque flux.
Votre consultante
Je ne remplace ni votre expert-comptable ni votre logiciel comptable : je relie vos outils pour que les informations y arrivent propres et à temps.
Les règles comptables restent les siennes.
Doublons, montants et TVA vérifiés avant transmission.
Rien n'est payé ni comptabilisé sans accord.
Flux, règles et documentation transmis.
Votre logiciel comptable fait déjà une partie du travail. L’automatisation intervient là où il s’arrête : entre vos outils.
| Critère | Saisie manuelle | Fonctions natives du logiciel comptable | Automatisation reliée à vos outils |
|---|---|---|---|
| Saisie des factures | Ligne par ligne | Reconnaissance des pièces déposées dans le logiciel | Collecte, extraction et contrôles en amont |
| Relances clients | Quand on y pense | Modèles de relance de l’éditeur | Relances graduées selon le client et son historique |
| Liens avec vos autres outils | Aucun | Selon les intégrations prévues par l’éditeur | CRM, devis, banque, stockage et messagerie reliés |
| Contrôles | Relecture humaine | Contrôles standard | Vos propres règles, en plus des contrôles standard |
| Effort de mise en place | Aucun | Faible : paramétrage | Modéré : conception et tests |
| Cas idéal | Très peu de pièces | Flux simples, outils d’un même éditeur | Plusieurs outils et des règles propres à votre activité |
Sommaire
Tout ce qui consiste à déplacer, recopier ou vérifier une information déjà disponible ailleurs. La collecte des factures fournisseurs, l’extraction de leurs informations, le circuit de validation, la génération des factures clients à partir des devis, les relances, la réclamation des justificatifs et le rapprochement avec la banque se prêtent bien à l’automatisation. Le jugement comptable, lui, reste humain : l’imputation des cas particuliers, les écritures d’inventaire et la validation des comptes restent du ressort de votre service comptable ou de votre expert-comptable.
Depuis le 1er septembre 2026, toutes les entreprises assujetties à la TVA en France doivent pouvoir recevoir des factures électroniques. L’obligation d’en émettre s’applique depuis la même date aux grandes entreprises et aux entreprises de taille intermédiaire, et s’étendra aux PME et aux micro-entreprises le 1er septembre 2027. Les factures transitent par des plateformes agréées, dans des formats structurés. C’est une bonne occasion d’automatiser : les informations arrivent déjà structurées et n’ont plus besoin d’être extraites d’un PDF.
Sur les documents qui n’arrivent pas encore sous une forme structurée : factures en PDF, notes de frais, relevés. Un modèle d’IA extrait le fournisseur, les montants et les dates, et propose une imputation. Il peut aussi classer les e-mails entrants ou rédiger un brouillon de relance adapté à l’historique du client. Dans tous les cas, ses propositions passent par des contrôles automatiques et par une validation humaine avant d’atteindre la comptabilité. Les corrections apportées par vos équipes servent ensuite à affiner les règles et les contrôles.
L’automatisation se conçoit avec lui. Il fixe les règles d’imputation, le niveau de détail attendu et le format des échanges avec son propre logiciel. De son côté, il reçoit des pièces complètes et classées au fil de l’eau, plutôt qu’en fin de période, ce qui facilite la clôture. Ses retours sur les premières semaines servent à ajuster les règles proposées par l’automatisation. Beaucoup de cabinets proposent déjà une plateforme de collecte : l’automatisation s’y branche au lieu de la remplacer.
Par le flux qui vous coûte le plus de temps, souvent la saisie des factures fournisseurs ou les relances clients. On l’automatise, on vérifie pendant quelques semaines que les contrôles tiennent, puis on passe au suivant. Chaque flux est supervisé : en cas d’échec, une alerte prévient la personne concernée et la pièce n’est jamais perdue. Pour relier la facturation au reste du cycle de vente, voyez le CRM sur mesure ; pour l’arrivée d’un nouveau client, l’onboarding client automatisé.
Les données comptables et bancaires sont sensibles. Les automatisations utilisent des accès limités au strict nécessaire et des comptes dédiés plutôt que personnels, et chaque action est journalisée. Les droits suivent votre organisation : chacun ne voit que les pièces de son périmètre. L’outil d’automatisation peut être hébergé chez vous, et les étapes d’IA peuvent s’appuyer sur un modèle installé en local quand la confidentialité l’exige.
FAQ
Non. Elle supprime la saisie et la collecte des pièces, mais le jugement comptable, les écritures d’inventaire et la validation des comptes restent du ressort de votre expert-comptable ou de votre service comptable. L’automatisation lui transmet des pièces complètes et contrôlées, ce qui lui fait gagner du temps.
Avec ceux qui proposent une API ou acceptent des imports, ce qui est le cas de la plupart des logiciels du marché, comme Pennylane, Sage, Cegid, Odoo ou QuickBooks. Je vérifie les possibilités de votre logiciel pendant la cartographie des flux, avant de concevoir les automatisations.
Non. L’automatisation se branche sur votre logiciel actuel et sur vos autres outils. Un changement ne se justifie que si votre logiciel ne permet aucun échange automatisé, ce que la cartographie permet de vérifier. Dans ce cas, le choix d’un nouvel outil se fait avec votre expert-comptable.
Non. L’automatisation prépare le paiement : facture contrôlée, rapprochée de la commande et soumise au bon responsable. Le paiement reste déclenché par une personne habilitée, selon vos règles de délégation. Seules les tâches sans risque, comme la collecte ou le classement, s’exécutent sans validation.
Les factures électroniques arrivent par une plateforme agréée dans un format structuré. L’automatisation récupère ces informations directement, sans extraction depuis un PDF, et les relie à vos commandes et à votre logiciel comptable. Pour l’émission, elle prépare les factures au bon format à partir de vos devis et de vos commandes.
Oui. Les accès sont limités au strict nécessaire, chaque action est journalisée et l’outil d’automatisation peut être hébergé chez vous. Pour les étapes d’IA, on choisit un modèle adapté à la sensibilité des documents, jusqu’à un modèle installé sur votre propre infrastructure.
Un CRM qui suit votre cycle de vente
Une application pour votre process
De la signature au premier livrable
Savoir quoi automatiser en premier
Échangeons 30 minutes sur vos factures, vos relances et vos outils. Vous repartez avec le premier flux à automatiser.
